Protection de la vie privée

Politique : Accès aux renseignements personnels


La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») canadienne, ainsi que diverses lois provinciales (« loi sur la protection de la vie privée »), régissent la protection des renseignements personnels. La Compagnie d’Assurance Saint-Paul, La Compagnie d’Assurance Travelers du Canada et La Compagnie d’Assurance Générale Dominion du Canada (« Travelers Canada ») ont le souci de protéger la vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels conformément aux dix principes énoncés dans la LPRPDE.
« Renseignement personnel » s’entend de tout renseignement concernant un individu identifiable, y compris son nom, son adresse, le numéro de téléphone de son domicile, son état civil, ses antécédents de travail, ses actifs et ses dettes, son revenu, ses relevés bancaires, son dossier médical, l’historique de ses réclamations et tout autre renseignement de nature personnelle.

 

1. Responsabilité


Travelers Canada est responsable de la protection de tous les renseignements personnels dont elle dispose. Lorsque Travelers Canada communique ou transfère des renseignements personnels à ses sociétés affiliées, filiales ou fournisseurs de services tiers, elle a recours à des mesures de sécurité contractuelles ou autres procédures afin d’offrir un niveau de protection comparable.
Le responsable de la protection de la vie privée, ainsi que tous les employés de la société responsables de la collecte et du traitement quotidiens de renseignements personnels, doivent se conformer aux principes relatifs à la protection de la vie privée.

 

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements


Travelers Canada recueille, utilise et communique des renseignements personnels (y compris ceux destinés ou provenant de votre courtier, de vos sociétés affiliées, de vos filiales ou de tiers) aux fins suivantes :

  • offrir les produits et services demandés;
  • évaluer et déterminer avec exactitude les produits d’assurance et services connexes qui seront adaptés aux besoins et aux exigences particulières de chacun de vos clients;
  • établir et recueillir les primes et autres frais exigibles liés à nos produits et services;
  • traiter les propositions d’assurance;
  • communiquer avec un client au sujet de sa polie d’assurance;
  • faire enquête sur les réclamations et les régler;
  • informer nos clients des produits et services qui pourraient les intéresser;
  • faire enquête, détecter et prévenir des transactions assurées qui sont frauduleuses;
  • réassurer des risques, si nécessaire;
  • développer, améliorer, mettre en marché et offrir des produits et services;
  • évaluer les risques et analyser les résultats d’affaire;
  • offrir un salaire et des avantages sociaux aux employés;
  • traiter efficacement les plaintes des clients concernant une police d’assurance ;
  • gérer et constamment développer nos entreprises et activités, y compris relativement au personnel et aux aspects touchant l’emploi; et
  • se conformer aux lois et règlements.

 

3. Consentement


Travelers Canada recueillera, utilisera ou communiquera des renseignements personnels si la personne en est informée et avec son consentement, à moins qu’il ne soit pas approprié de l’obtenir.
Le consentement peut être implicite (lorsque vous donnez vos nom et adresse afin que nous vous fournissions nos produits et services), explicite (verbal, par écrit ou par voie électronique), et dans certains territoires de compétence, il peut être donné par votre représentant autorisé (p. ex., votre avocat, un tuteur légal ou une personne qui a une procuration). Le consentement implicite découle des circonstances, notamment une relation entre les parties et la nature de l’interaction. Par exemple, lorsque vous communiquez avec un courtier d’assurance pour contracter une assurance automobile ou assurance de biens, le courtier peut présumer de façon raisonnable que vous donnez votre consentement implicite à ce qu’il partage vos renseignements personnels avec l’assureur afin qu’ils puissent évaluer et déterminer vos besoins en assurance. De même, un assureur peut présumer de façon raisonnable que vous donnez votre consentement implicite à ce que vos renseignements personnels soient divulgués à votre courtier à des fins d’évaluation de votre proposition ou d’administration de votre police d’assurance.
Travelers Canada s’assure d’obtenir le consentement explicite lorsqu’elle doit traiter des renseignements personnels et confidentiels. Les renseignements confidentiels comprennent tous renseignements médicaux ou dossiers financiers soumis à des fins de réclamations pour dommages corporels ou pertes de revenus. Dans ces conditions, des renseignements personnels et confidentiels ne peuvent être recueillis avant qu’une réclamation n’ait été faite et que de tels renseignements ne soient requis afin de déterminer l’admissibilité à des prestations.
Dans certaines situations, si permis ou exigé par la loi, Travelers Canada pourrait recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que la personne en soit informée ou sans son consentement. Ces situations existent notamment en présence de renseignements personnels assujettis au secret professionnel de l’avocat ou qui sont publics en vertu de la loi, lorsque la collecte ou l’utilisation est clairement dans l’intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun, afin de faire enquête sur la violation d’une entente ou convention ou sur l’infraction à une loi, pour répondre à une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, dans le cas d’un recouvrement de créances ou afin de se conformer à une citation à comparaître, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal.
En communiquant des renseignements concernant un tiers, notamment un membre de la famille, un administrateur, un dirigeant ou un employé, vous déclarez avoir obtenu le consentement de ce tiers relativement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements conformément à la présente politique relative à la protection de la vie privée. Votre décision de conserver ou retirer votre consentement, peut avoir un impact sur la disposition de Travelers Canada à vous fournir une assurance ou gérer une police d’assurance. Dans les cas ou le retrait de votre consentement empêcherait Travelers Canada de fournir un service à la clientèle adéquat, Travelers Canada pourrait ne pas être en mesure de traiter votre demande de remboursement ou contraint d’annuler votre police existante.

 

4. Limitation de la collecte de renseignements personnels


Travelers Canada ne recueillera de vous (ou au moyen d’autres sources) que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et devra procéder de façon honnête et licite. Ces renseignements pourront être recueillis au Canada ou aux États-Unis (voir section 5 ci-dessous en ce qui concerne la sécurité et la confidentialité).
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Si vous souscrivez une police d’assurance (ou considérez le faire) par l’entremise d’un courtier, ce dernier recueillera vos renseignements personnels afin d’évaluer vos besoins en assurance. Le courtier sera en mesure de vous recommander une variété de produits offerts par différentes compagnies d’assurance. Afin de vous recommander de tels produits, le courtier communiquera vos renseignements personnels aux compagnies d’assurance. Le courtier vous expliquera que cet échange de renseignements personnels permettra aux assureurs d’évaluer votre profil de risque et de vous fournir une soumission précise contenant les coûts liés à la police convoitée.
Les renseignements recueillis par le courtier dépendront du type de couverture d’assurance requis. Par exemple, si vous souhaitez contracter une assurance automobile, le gouvernement provincial exigera que vous soumettiez les renseignements requis sur le formulaire de proposition d’assurance Automobile. Ce formulaire de proposition est utilisé par toutes les compagnies d’assurance et est approuvé par les organismes de réglementation provinciaux en matière d’assurance. Le formulaire de proposition d’assurance Automobile peut varier d’une province à l’autre, mais tous les gouvernements provinciaux exigent des renseignements similaires, tels que votre nom, adresse, utilisation du véhicule, ainsi que les antécédents d’accidents et de condamnations du proposant et des conducteurs énumérés relativement à la conduite d’un véhicule. Dans certaines provinces, vous devrez répondre à des questions sur votre état de santé en lien avec votre capacité à conduire un véhicule en toute sécurité.
Pour accorder une assurance de biens, les compagnies d’assurance exigent l’obtention de renseignements personnels tels que votre date de naissance et votre profession, vos expériences antérieures en tant que locataire et propriétaire, ainsi que des renseignements au sujet de vos biens. Vous devez divulguer tout renseignement concernant un créancier hypothécaire ou toute autre personne ayant un intérêt dans vos biens. Travelers Canada pourrait également exiger, à des fins de tarification, qu’une inspection du bâtiment soit effectuée par une firme professionnelle et indépendante, afin d’assurer que les biens sont protégés de façon adéquate.
Travelers Canada recueille également des renseignements sur votre solvabilité, comme votre cote d’assurance basée sur votre solvabilité, afin de vous accorder une prime plus exacte pour votre assurance Biens de Travelers Canada, pour analyser les résultats commerciaux et lorsque requis, pour permettre des paiements préautorisés pour votre police. Afin d’obtenir des renseignements sur votre solvabilité, Travelers Canada recueillera et divulguera aussi des renseignements personnels vous concernant aux agences d’évaluation du crédit canadiennes. Travelers Canada peut également obtenir une mise à jour des renseignements sur votre solvabilité au moment du renouvellement de votre police d’assurance Biens, ou lorsque vous ajoutez, supprimez ou modifiez la couverture accordée par votre assurance Biens.

 

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation de renseignements personnels


Travelers Canada ne pourra utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne n’y consente ou que la loi ne l’exige.
De temps en temps, Travelers Canada transfèrera à des tiers, y compris des entreprises liées ou non (« fournisseurs de services ») qui exercent des fonctions pour son compte, comme l’exécution de commandes, le traitement de données, l’administration, l’enquête ou le traitement de réclamations, et l’entreposage. Certains tiers sont situés à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis, en Inde, au Royaume-Uni et en Irlande. Travelers Canada demeure responsable de vos renseignements, et a recours à des mesures de sécurité contractuelles ou autres procédures afin de s’assurer que les fournisseurs respectent les exigences de confidentialité et des mesures de sécurité rigoureuses; toutefois, les renseignements situés à l’extérieur du Canada sont assujettis aux exigences légales de ces pays étrangers, y compris les États-Unis.
Travelers Canada ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou pour satisfaire à ses obligations légales ou commerciales.
Travelers Canada ne vend aucun renseignement personnel, ou toute autre information vous concernant, à des organismes, y compris les associations caritatives ou les groupes de marketing direct.

 

6. Exactitude


Travelers Canada fera tout en son pouvoir pour s’assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

 

7. Mesures de sécurité


Travelers Canada protègera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Les mesures de sécurité comprendront des mesures physiques (Ex.: le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux), des mesures administratives (Ex.: des autorisations sécuritaires et un accès sélectif) et des mesures technologiques (Ex.: l’usage de mots de passe et du chiffrement). Toutefois, votre utilisation de l’Internet et des courriels est à vos risques.

 

8. Transparence


Travelers Canada communiquera les renseignements suivants : comment avoir accès à des renseignements personnels, le genre de renseignements personnels qu’elle possède et la définition de la nature des renseignements personnels communiqués aux entités liées, une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés, des renseignements personnels concernant nos politiques relatives à la protection des renseignements personnels et la manière de communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée.
La présente politique relative à la protection de la vie privée pourrait être modifiée de temps à autre. Vous pouvez visualiser la version la plus récente de la politique en consultant le site Web de Travelers Canada à l’adresse travelerscanada.ca. Votre consentement continu à nos pratiques de collecte, d'utilisation et de communication suite à un avis de modification importante ou votre utilisation continue de ce site Web après la publication de tout changement important à la présente politique sera interprété comme votre acceptation de ces modifications.

 

9. Accès aux renseignements personnels


Sur demande écrite, Travelers Canada vous informera de l’existence, de l’usage et de la communication de vos renseignements personnels et vous fournira l’accès à ces renseignements personnels.
Si vous souhaitez faire une telle demande, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Travelers Canada à l’adresse ci-dessous. Veuillez prendre note que Travelers Canada peut exiger des frais raisonnables pour les services d’accès et les copies de renseignements personnels et vous avisera des coûts admissibles le cas échéant.
Travelers Canada pourrait refuser une demande ou ne pas être en mesure de communiquer tous les renseignements personnels, tel que permis ou prévu par la loi. Des exemples de ce type de renseignements sont notamment les renseignements qui font allusion à d’autres personnes ou qui renferment des renseignements commerciaux confidentiels, si ces renseignements ne peuvent pas être séparés du dossier; les renseignements recueillis dans le cadre d’une enquête sur la violation d’une entente ou convention ou d’un processus de résolution des conflits; et les renseignements assujettis au secret professionnel de l’avocat.

 

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes


Si vous voulez formuler une plainte concernant le non-respect de la politique relative à la protection de la vie privée de Travelers Canada, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Travelers Canada au:

165 University Avenue
Toronto, Ontario M5H 3B9
Tél : 416.362.7231 ou 1.800.268.8447
privacy_officer@travelers.com

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec le commissaire à la protection de la vie privée de votre province, s’il y a lieu.


DATE DE RÉVISION: 5 Septembre 2017